Si vous allez dans une école de commerce pour obtenir votre MBA, vous découvrirez probablement un concept appelé « étendue de contrôle ». En bref, l'étendue du contrôle signifie le nombre d'employés qu'un gestionnaire peut avoir sous ses ordres.
Sur la base de nombreuses études universitaires qui ont étudié ce sujet, le nombre optimal de rapports directs pour tout gestionnaire devrait être le chiffre porte-bonheur sept, plus ou moins quelques-uns.
Mais quand il s'agit de concevoir votre organisation , vous pouvez ajuster ce nombre en fonction de quelques variables différentes . Peut-être que votre étendue de contrôle devrait être inférieure ou peut-être supérieure. Nous savons, par exemple, que les managers des organisations « plus plates » ont tendance à avoir des rapports plus directs par rapport à ceux qui travaillent dans des structures de gestion plus hiérarchiques. Ces organisations plus plates ont tendance à être moins formelles et ont un meilleur flux d'informations. Les organisations plus hiérarchisées avec des étendues de contrôle plus faibles ont tendance à être plus formelles. En d'autres termes, lorsqu'il s'agit de répondre à la question de savoir combien de rapports directs vos managers devraient avoir, la réponse est : cela dépend, mais c'est un élément important de la conception et de la culture organisationnelles, vous ne pouvez donc pas simplement supposer que cela fonctionnera. .
Laisse-moi expliquer.
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1. Complexité du travail
La première variable dans l'évaluation de l'étendue du contrôle dans votre organisation est d'établir le niveau de complexité du travail effectué. Si vous dirigez un centre d'appels qui utilise des routines assez standard pour chaque employé, par exemple, alors peut-être qu'un responsable peut avoir jusqu'à vingt ou même trente personnes qui lui rendent directement compte. Mais si vous dirigez un cabinet de conseil professionnel, où la complexité du travail change en fonction du projet, les gestionnaires peuvent être plus efficaces avec un champ de contrôle plus restreint pour garantir que les employés reçoivent l'attention et les ressources nécessaires pour accomplir le travail.
deux. Compétences et expérience des employés
D'un autre côté, vous devrez également tenir compte du niveau de compétence et de l'expérience de vos employés. Même les meilleurs managers ne peuvent gérer la formation qu'un nombre limité de nouvelles personnes sur le tas. Si les personnes de notre exemple de centre d'appels viennent d'être embauchées et ont moins de quelques semaines d'expérience, vous aurez peut-être besoin d'un contrôle beaucoup plus limité, car ces nouveaux travailleurs sont formés sur le tas. Mais si la plupart des employés du centre d'appels y travaillent depuis deux à trois ans, dont beaucoup ont peut-être même écrit les procédures que tout le monde utilise, alors vous vous en sortez avec un champ de contrôle beaucoup plus large.
3. Taux d'erreur acceptable
Trouver la bonne étendue de contrôle dépend également de la nature du travail effectué, en particulier du taux d'erreur admissible. Cela signifie que plus le travail doit être précis, moins un manager doit avoir de rapports directs. Par exemple, si vous dirigez un restaurant décontracté de style familial, vous pourrez peut-être vous en tirer avec une plus grande étendue de contrôle, car les clients toléreront assez facilement les erreurs. Ou, dans le pire des cas, vous devrez peut-être composer un repas de temps en temps en raison d'une erreur de serveur. Mais si vous dirigez un restaurant trois étoiles Michelin, vos clients ne toléreront rien d'autre qu'un service d'élite - ou vous courez le risque de perdre votre note. Tout, du placement de l'argenterie et des serviettes au versement du vin, doit être précis. Dans un tel cas, votre étendue de contrôle devrait être beaucoup plus étroite.
Quatre. Expérience managériale
Un autre facteur clé dans l'évaluation de l'étendue du contrôle de votre organisation est d'évaluer les compétences et le niveau d'expérience de vos dirigeants. Un PDG extrêmement expérimenté, par exemple, pourrait être capable de gérer efficacement treize à quinze VPS et directeurs. C'est parce que le PDG a une si grande expérience de travail dans différents rôles au sein de l'entreprise qu'il ou elle peut rester efficace même si leur étendue de contrôle est presque le double de ce que dit le numéro de livre. Si vous avez promu un leader relativement nouveau au poste de PDG, vous voudrez peut-être toujours limiter son étendue de contrôle pendant les premières années.
5. Environnement dynamique
Le dernier élément pour déterminer le ratio idéal de rapports directs aux gestionnaires est d'évaluer la dynamique de l'environnement de travail ou de marché. En règle générale, plus les choses sont dynamiques, plus l'étendue du contrôle devrait être étroite. Par exemple, si vous opérez dans l'industrie de la technologie, où de nouveaux produits sortent mensuellement ou même hebdomadairement, vous risquez de surcharger vos managers en ayant trop de personnes qui leur rendent compte. L'inverse est vrai, bien sûr, si vous travaillez dans un environnement très prévisible et stable.
6. Utilisation de la technologie
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La disponibilité omniprésente de la technologie a permis aux gestionnaires d'augmenter leur étendue de contrôle parce que les outils permettent un plus grand flux d'informations. Il n'est pas nécessaire de tenir des réunions de mise à jour régulières avec vous utilisez un outil de déploiement de stratégie comme Khorus pour garder chaque projet à jour. Cela inclut l'extension aux employés distants que le responsable peut rarement voir en face à face. Ainsi, les entreprises hautement technologiques peuvent fonctionner avec une plus grande étendue de contrôle.
Ainsi, lorsqu'il s'agit de concevoir votre organisation et de décider de l'étendue de contrôle optimale, vous pouvez commencer par le numéro de livre de sept. Mais une approche plus réfléchie consistera à modifier ce nombre en fonction de ces cinq variables pour voir quel est réellement votre nombre magique.
