Jeff Bezos a récemment interdit PowerPoint des réunions sur Amazon, insistant sur le fait que les réunions commencent plutôt par la lecture silencieuse d'un document papier contenant les informations nécessaires pour discuter du problème.
Ce n'est pas surprenant, étant donné qu'il existe d'importantes recherches scientifiques selon lesquelles l'utilisation de PowerPoint réduit l'intelligence organisationnelle. Cependant, remplacer PowerPoint par des « documents d'information » (comme l'a fait Bezos) n'est pas seulement une bonne science ; c'est aussi une décision financière incroyablement intelligente, pour les trois raisons suivantes :
- Cela fait gagner du temps. PowerPoint communique à la vitesse à laquelle le présentateur parle ; un document d'information communique à la vitesse à laquelle le public lit. Une présentation qui prendrait une heure (sans interruption ni discussion) est condensée à seulement cinq minutes.
- Cela fait gagner du temps. Parce qu'un document d'information fournit les informations importantes au début de la réunion, tout le monde est littéralement « sur la même longueur d'onde » et la discussion est plus courte et plus précise. De plus, étant donné qu'une présentation a besoin d'un présentateur, un doit assisté à la réunion pour obtenir l'information. Avec un document d'information, les personnes qui n'ont besoin que d'informations (mais n'ont pas besoin de participer) peuvent simplement lire le document et ignorer la réunion.
- Cela fait gagner du temps. Un document d'information élimine les trois pires pertes de temps PowerPoint : a) les présentations « Ils-ne-peuvent -utiliser-ma-standard-slide-deck' présentations ; et, pire que tout, c) 'Pour-l'amour-de-dieu-voulez-vous-s'il vous plait-atteindre-le-point ?' présentations.
Ai-je mentionné que cela fait gagner du temps? Bien, car comme je l'ai souligné précédemment, le cadre moyen passe environ 50 % de son temps en réunions (dont un tiers sont totalement inutiles). Il s'agit d'une énorme perte de productivité, au-delà de la tristement célèbre capacité de PowerPoint à réduire l'intelligence organisationnelle.
Faisons donc les chiffres. Étant donné que les documents d'information sont (au moins) deux fois plus rapides que PowerPoint et ont tendance à éliminer les réunions les plus inutiles, en remplaçant PowerPoint par des documents d'information, Bezos a effectivement augmenté la productivité de la gestion à l'échelle de l'entreprise en au moins 25 pour cent.
Je fais des recherches et j'écris sur la bureautique et les techniques de gestion depuis plus de 20 ans. Il existe peu ou pas de technologies ou de techniques qui, lorsqu'elles sont mises en œuvre, ont un effet aussi spectaculairement positif sur la productivité.
Mais ce n'est pas tout. L'interdiction de PowerPoint au profit des documents d'information a coûté à Bezos et Amazon exactement 0,00 $. À toutes fins utiles, c'est un retour sur investissement de, eh bien, l'infini.
Plutôt intelligent, hein ?
