Note de l'éditeur: La chroniqueuse d'Inc.com, Alison Green, répond aux questions sur les problèmes liés au lieu de travail et à la gestion, allant de comment traiter avec un patron de microgestion comment parler à un membre de votre équipe des odeurs corporelles .
Un lecteur écrit :
Je travaille en tant que consultant pour quelques petites organisations à but non lucratif. Récemment, le directeur de l'une des organisations pour lesquelles je travaille a pris sa retraite. Elle et moi avons travaillé ensemble pendant plusieurs années, et nos styles de communication correspondaient en ce sens que nous préférions généralement tous les deux utiliser le courrier électronique par téléphone pour la plupart des choses (sauf pour les appels que nous planifions à l'avance ou en cas d'extrême urgence).
Le nouveau responsable de l'organisation a pris l'habitude de m'appeler plusieurs fois par jour pour ' vérifier ' des choses sur lesquelles je lui ai déjà envoyé des mises à jour par e-mail, ou sur des choses que nous avons convenu de suivre plus tard, en attendant des informations supplémentaires que j'attends toujours . D'autres fois, il appellera au hasard pour avoir une discussion en grand groupe sur quelque chose, sans planification préalable. Plusieurs fois, cela s'est produit lorsque j'étais loin de mon bureau, puis il s'agit de savoir où je suis et quand pourrai-je rappeler, ce qui signifie que je dois me rendre à mon bureau dès que possible.
De plus, il laissera des messages vocaux totalement inutiles lorsque je ne répondrai pas, en disant des choses comme 'Salut, c'est (nom). Rappelle-moi.' Je veux dire ... si vous allez laisser un message vocal, DITES au moins QUELQUE CHOSE dans le message vocal au-delà de celui que vous venez d'appeler, ce que je peux déjà voir en raison des trois appels manqués que j'ai reçus de vous dans le passé 20 minutes.
En plus d'être agaçante et distrayante, cette dynamique d'appels téléphoniques constants me stresse vraiment. Je suis un consultant, pas un employé, ce qui signifie que je ne suis pas responsable envers l'organisation de mes allées et venues et de mes activités pendant la journée tant que mon travail est fait (ce qu'il fait), et ce barrage constant d'appels fait je me sens enchaîné à mon bureau et à mon téléphone. Et croyez-moi, ils ne me paient pas d'argent « enchaîné à mon bureau ». Au-delà de cela, ses nombreux « check-ins » sur les éléments sur lesquels je travaille activement me font me sentir harcelé, harcelé et microgéré.
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Mon ami m'a conseillé d'essayer de « former » le nouveau responsable à la façon de communiquer avec moi en lui disant « Je ne suis pas disponible par téléphone, mais je serai disponible par e-mail » et en répondant immédiatement à tous les e-mails mais en ne répondant pas à mon téléphoner. J'ai essayé cela, mais jusqu'à présent, cela n'a pas fonctionné. Si je ne décroche pas, je peux généralement m'attendre à plusieurs autres appels manqués jusqu'à ce que je mords enfin la balle et rappelle. Et les problèmes pour lesquels il appelle ne sont jamais des « urgences ».
Cela me rend fou, et plus je le laisse continuer, plus il sera difficile de le faire s'arrêter. C'est au point que lui et moi discutons au téléphone six, sept fois en une seule journée. Existe-t-il des moyens plus directs - mais toujours acceptables sur le plan professionnel - de lui dire qu'il ne peut tout simplement pas m'appeler si souvent ?
Vert répond :
Eh bien, d'abord, je ne suivrais pas le conseil de ton ami. Dire à un client que vous n'êtes joignable que par e-mail semblera rigide et peu réaliste compte tenu de la façon dont de nombreux clients travaillent. (Bien sûr, si vous êtes très demandé, vous pouvez établir toutes sortes de règles, mais sinon, vous devez être assez flexible.)
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Mais vous pouvez et devez définir des limites ici. Vous avez tout à fait raison de dire qu'en tant que consultant avec plusieurs clients, vous n'êtes pas censé être disponible à toute heure et chaque fois que l'humeur frappe ce client en particulier.
Et tandis que certaines personnes comprendront le genre de signaux que vous avez envoyés, ce type ne l'est clairement pas. Cela signifie que vous devez avoir une conversation plus directe avec lui à ce sujet.
Je dirais quelque chose comme ceci : « Je veux parler de la meilleure façon pour vous de me joindre quand vous avez besoin de moi. Comme j'ai plusieurs clients, je ne suis généralement pas disponible pour des appels téléphoniques ponctuels tout au long de la journée, mais je suis heureux de leur réserver du temps lorsque nous pouvons les planifier à l'avance. Mais en tant qu'entrepreneur, je partage mon temps entre plusieurs projets et je ne peux pas offrir de disponibilité à temps plein. Mes tarifs seraient bien plus élevés sinon ! Mais ce que je peux faire, c'est planifier un appel téléphonique permanent hebdomadaire ou deux fois par semaine avec vous, et nous pourrions passer en revue toutes ces choses lors de ces appels. Est-ce que ça marcherait ?'
S'il repousse, vous pourriez dire : « Vous savez, l'avantage d'embaucher un consultant comme moi pour faire ce travail est que vous obtenez une expertise en ___ sans payer le salaire à temps plein et les avantages sociaux que vous paieriez pour avoir quelqu'un sur personnel qui le fait. Mais le revers de la médaille, c'est que je ne suis pas disponible tout le temps comme pourrait l'être un employé à temps plein ; J'ai d'autres clients et d'autres engagements sur mon emploi du temps. Au cours du dernier mois, j'ai commencé à recevoir des appels de votre part plusieurs fois par jour ou j'ai dû rejoindre des appels de groupe à la dernière minute. En tant que consultant externe, ce n'est pas quelque chose que je peux faire. Mais je serais ravi de planifier un appel téléphonique permanent hebdomadaire ou deux fois par semaine pour nous.
S'il accepte cela, alors à partir de là, il est raisonnable de s'attendre à ce qu'il cesse d'appeler autant en dehors de vos appels téléphoniques programmés. Mais s'il continue, vous pouvez laisser la plupart de ces appels aller vers la messagerie vocale, puis lui envoyer un e-mail rapide plus tard dans la journée en disant : « J'ai reçu votre messagerie vocale ». Il ne sera pas libre la plupart du temps aujourd'hui, peut-il attendre notre appel de vendredi ? » (Cela dit, c'est intelligent d'être prêt à répondre quelque de ces appels de dernière minute, c'est-à-dire un ou deux par semaine, pas deux par jour. Les consultants qui sont au moins quelque peu flexibles sont généralement plus précieux.)
Une autre option, si cela continue, est de lui dire qu'avec le montant de disponibilité qu'il demande, vous devez augmenter vos tarifs pour le couvrir (si c'est quelque chose que vous êtes prêt à faire à un prix plus élevé - mais vous n'êtes peut-être pas prêt à le faire à n'importe quel prix, ce qui est également acceptable).
Cependant, tout au long de tout cela, gardez à l'esprit que vous devez savoir à quel point vous êtes prêt à pousser cela. Êtes-vous prêt à perdre le client à cause de cela ? Il est possible qu'il décide qu'il préfère travailler avec quelqu'un qui est disponible plus fréquemment. Si c'est un résultat que vous n'êtes pas prêt à tolérer, vous voudriez modifier votre approche en conséquence.
Souhaitez-vous soumettre votre propre question? Envoyez-le à alison@askamanager.org .
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