COMMUNICATION ORALE

La communication orale décrit tout type d'interaction utilisant des mots parlés et fait partie intégrante du monde des affaires, en particulier à une époque surnommée l'ère de l'information. 'La capacité de communiquer efficacement à l'oral comme à l'écrit est très appréciée et exigée dans les affaires', ont écrit Herta A. Murphy, Herbert W. Hildebrandt et Jane Thomas dans leur livre. Communications d'entreprise efficaces . « Connaître le contenu des domaines fonctionnels de l'entreprise est important, mais pour donner vie à ces idées, lors de réunions ou de présentations en solo, il faut une présentation orale efficace. » Les types de communication orale couramment utilisés au sein d'une organisation comprennent les réunions du personnel, les discussions personnelles, les présentations, les discours téléphoniques et les conversations informelles. La communication orale avec des personnes extérieures à l'organisation peut prendre la forme de réunions en face à face, d'appels téléphoniques, de discours, de téléconférences ou de vidéoconférences.

Les compétences en gestion de la conversation sont essentielles pour les propriétaires et les gestionnaires de petites entreprises qui assument souvent une grande partie du fardeau dans des domaines tels que les présentations client/client, les entretiens avec les employés et la conduite de réunions. Pour que la communication orale soit efficace, elle doit être claire, pertinente, avec tact dans la phraséologie et le ton, concise et informative. Les présentations ou les conversations qui portent ces caractéristiques peuvent être un outil précieux pour assurer la santé et la croissance de l'entreprise. D'un autre côté, une communication commerciale peu claire, inexacte ou inconsidérée peut faire perdre un temps précieux, aliéner les employés ou les clients et détruire la bonne volonté envers la direction ou l'entreprise dans son ensemble.

PRÉSENTATIONS ORALES

La présentation publique est généralement reconnue comme le plus important des divers genres de communication commerciale orale. Comme c'est le cas pour tous les types de communication, la première étape de la préparation d'un discours ou d'une remarque publique consiste à déterminer le but essentiel de la communication. Comme le notent Hildebrandt, Murphy et Thomas, les présentations commerciales ont tendance à avoir l'un des trois objectifs généraux suivants : persuader, informer ou instruire, ou divertir. De l'objectif viendront les idées principales à inclure dans la présentation. Ces idées doivent faire l'objet de recherches approfondies et être adaptées aux besoins du public.

Les idées doivent ensuite être organisées pour inclure une introduction, un corps principal ou un texte et un résumé ou une conclusion. Ou, comme le dit le vieil adage sur les discours : « Dites-leur ce que vous allez leur dire, dites-leur et dites-leur ce que vous leur avez dit. L'introduction doit capter l'intérêt de l'auditeur et établir le thème du reste de la présentation. Le corps principal devrait se concentrer sur les points d'emphase. La conclusion doit réaffirmer les points clés et résumer le message global qui est véhiculé.

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Les aides visuelles peuvent être un élément utile de certaines présentations. Qu'elles soient projetées à partir d'un PC, affichées sur des tableaux noirs, des tableaux effaçables à sec ou des tableaux à feuilles mobiles, les aides visuelles doivent être significatives, créatives et intéressantes afin d'aider l'orateur à faire passer un message. La clé d'une utilisation réussie des aides visuelles est qu'elles doivent soutenir le thème de la présentation, faciliter sa transmission mais le faire sans nuire en étant bâclées, compliquées ou même trop divertissantes.

Une fois que la présentation a été organisée et que les supports visuels ont été sélectionnés, l'orateur doit répéter la présentation à voix haute et réviser au besoin pour s'adapter aux contraintes de temps et pour assurer une couverture complète des points principaux. Il peut être utile de s'exercer devant un miroir ou devant un ami afin de gagner en confiance. Une bonne présentation orale comprendra des phrases de transition pour aider les auditeurs à se déplacer dans le matériel, et ne sera pas trop longue ou technique. Il est également important pour le conférencier d'anticiper les questions que le public pourrait avoir et soit d'inclure ces informations dans la présentation, soit d'être prêt à y répondre lors d'une session de questions-réponses à la fin de la présentation. Une présentation professionnelle et gracieuse est une autre clé d'une communication efficace, qu'il s'agisse d'une conférence, d'un banquet, d'un déjeuner de vacances ou d'une retraite de gestion. « Reconnaître que lorsque vous prenez la parole lors d'un événement professionnel, vous représentez votre entreprise et votre bureau dans cette entreprise », a déclaré Steve Kaye dans IIE Solutions . « Utilisez l'événement comme une opportunité de promouvoir la bonne volonté. Évitez les plaintes, les critiques ou les controverses. Ceux-ci aliéneront le public et détruiront rapidement votre crédibilité. Au lieu de cela, parlez de ce que le public veut entendre. Félicitez votre hôte, honorez l'occasion et complimentez les participants. Rayonnez de succès et d'optimisme.'

Les présentations orales peuvent être faites de manière extemporanée (à partir d'un plan ou de notes) ; en lisant un manuscrit ; ou de mémoire. L'approche improvisée est souvent présentée comme une méthode qui permet à l'orateur d'établir un contact visuel et de développer un rapport avec le public tout en transmettant simultanément des informations pertinentes. La lecture d'un manuscrit est plus souvent utilisée pour des communications plus longues et/ou détaillées qui couvrent beaucoup de terrain. La mémorisation, quant à elle, n'est généralement utilisée que pour des discussions courtes et/ou informelles.

La prestation de présentations orales efficaces exige qu'un orateur tienne compte de la hauteur, du rythme et du volume de sa voix. Il est important d'incorporer des changements de hauteur vocale pour ajouter de l'emphase et éviter la monotonie. Il est également utile de varier la vitesse de parole et d'incorporer des pauses pour permettre à l'auditeur de réfléchir à des éléments spécifiques du message global. Trouver le volume approprié est également crucial pour le succès d'une présentation. Enfin, les orateurs doivent veiller à ne pas ajouter de mots ou de sons superflus, tels que « euh », « vous savez » ou « d'accord », entre les mots ou les phrases d’une présentation.

Les éléments non verbaux tels que la posture, les gestes et les expressions faciales sont également des facteurs importants dans le développement de bonnes compétences en communication orale. 'Votre apparence extérieure reflète votre humeur intérieure', ont confirmé Hildebrandt, Murphy et Thomas. « Ainsi, une bonne posture suggère l'équilibre et la confiance ; ne soyez ni au garde-à-vous ni avec une désinvolture négligée drapée sur le podium, mais debout avec votre poids à peu près également réparti sur chaque pied. Certains mouvements peuvent être utiles pour retenir l'attention des auditeurs ou pour augmenter l'emphase, mais il faut éviter les changements ou les rythmes constants. De même, les gestes des mains et des bras peuvent être utilisés pour pointer, décrire ou souligner, mais ils doivent être variés, soigneusement chronométrés et adaptés au public. Enfin, les bons orateurs doivent établir un contact visuel fréquent avec le public, laisser leur expression faciale montrer leur intérêt pour les idées qu'ils présentent et s'habiller de manière appropriée pour l'occasion.

Les propriétaires de petites entreprises reflètent la population générale dans la mesure où leur enthousiasme pour la prise de parole en public varie considérablement d'un individu à l'autre. Certains entrepreneurs apprécient les feux de la rampe et prospèrent dans des environnements qui nécessitent des présentations publiques (formelles ou informelles). D'autres sont moins doués pour parler en public et évitent d'être placés dans de telles situations. Mais les consultants en affaires exhortent les entrepreneurs à considérer les présentations publiques et les compétences en communication orale comme un outil potentiellement précieux pour la croissance des entreprises. « Vous pouvez envisager d'embaucher un coach de présentation ou d'assister à un atelier sur les présentations d'entreprise », a conseillé Kaye. « Ces services peuvent vous montrer comment maximiser votre impact lorsque vous parlez. En fait, l'apprentissage de telles compétences constitue un investissement à long terme dans votre avenir en tant que leader efficace.'