Quel que soit votre travail ou votre secteur d'activité, il n'y a pas toujours assez d'heures dans la journée pour tout faire. En conséquence, vous avez constamment l'impression d'être toujours en retard. Et ce n'est tout simplement pas bon pour votre productivité ou votre santé.
Alors, quelle est la réponse ? Travailler plus d'heures ?
Pas nécessairement. Comme Bob Sullivan l'a expliqué sur CNBC.com, 'Les recherches qui tentent de quantifier la relation entre les heures travaillées et la productivité ont révélé que la production des employés chute fortement après une semaine de travail de 50 heures et tombe d'une falaise après 55 heures - à tel point que quelqu'un qui fait 70 heures ne produit rien de plus avec ces 15 heures supplémentaires, selon une étude publiée l'année dernière par John Pencavel de l'Université de Stanford.'
Au lieu de consacrer ces heures supplémentaires, vous pouvez devenir plus efficace au travail en vous concentrant sur ce qui compte vraiment. Et vous pouvez commencer avec cela dès que possible en suivant ces dix conseils simples.
1. Coupez le gras.
Vous venez de vous voir confier un grand projet. Naturellement, votre esprit s'emballe avec un million de pensées différentes sur par où commencer et ce dont vous aurez besoin pour faire le travail à temps. En conséquence, vous commencez à créer une liste de tâches extrêmement volumineuse.
Le problème avec ces listes de tâches incontrôlables est qu'elles sont écrasantes et vous empêchent d'être productif. C'est parce que vous êtes multitâche et que vous dirigez votre énergie vers des tâches et des activités sans importance.
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Au lieu de cela, gardez vos listes de tâches simples et efficaces en vous concentrant uniquement sur vos 3 à 5 tâches les plus urgentes, les plus importantes et les plus difficiles de la journée, alias votre tâche la plus importante (MIT). Concentrez-vous sur une tâche à la fois avant de passer à des tâches moins critiques. Lorsque vous le ferez, vous vous sentirez plus productif et moins anxieux.
Lou Babauta de ZenHabits suggère qu'au moins un de vos MIT devrait être lié à vos objectifs et que vous devriez y travailler le matin. Que ce soit à la maison ou au bureau, abordez votre MIT dès le matin.
Selon Lou, « si vous les remettez à plus tard, vous serez occupé et vous manquerez de temps pour les faire. Enlevez-les du chemin, et le reste de la journée est de la sauce !'
2. Mesurez vos résultats, pas votre temps.
Quand il s'agit de productivité, nous nous concentrons souvent sur le temps qu'il faut pour terminer quelque chose ; par opposition à ce que nous avons réellement accompli en une journée. Par exemple, vous venez de passer quatre heures à rédiger un article de blog de 1 000 mots. Vous êtes peut-être un peu déçu car cela a pris une bonne partie de votre journée.
Mais que se passe-t-il si vous vous concentrez sur les plus petites parties de l'article de blog ? Par exemple, vous avez divisé cinq sections de 200 mots, l'avez formatée correctement, ajouté des en-têtes, effectué une vérification orthographique et ajouté des images. Soudain, vous réalisez que vous avez réellement terminé beaucoup dans ce laps de temps.
En fait, les recherches de l'équipe Behance ont révélé « que le fait d'accorder de l'importance aux heures et à la présence physique plutôt qu'à l'action et aux résultats conduit à une culture d'inefficacité (et d'anxiété) ».
« La pression d'être obligé de rester assis à votre bureau jusqu'à un certain temps crée une culture semblable à une usine qui ignore quelques lois fondamentales de la génération d'idées et de la nature humaine : (1) Lorsque le cerveau est fatigué, il ne fonctionne pas bien, (2) La génération d'idées se fait selon ses propres termes, (3) Lorsque vous vous sentez obligé d'exécuter au-delà de vos capacités, vous commencez à détester ce que vous faites.'
Une façon de vous aider à mesurer les résultats plutôt que le temps consiste à générer des listes de fin. Il s'agit simplement d'un journal continu de tout ce que vous avez accompli en une journée. En gardant cette liste, vous vous sentirez plus motivé et concentré puisque vous pourrez réellement voir ce que vous avez accompli.
De plus, selon Leo Widrich, cofondateur de Buffer, les listes terminées vous permettent de « revoir votre journée, vous donnent une chance de célébrer vos réalisations et vous aident à planifier plus efficacement ».
3. Avoir un ajustement d'attitude.
L'équipe de Mind Tools affirme que nous sommes plus efficaces au travail lorsque nous avons une « attitude positive ».
« Les gens avec une bonne attitude prennent l'initiative chaque fois qu'ils le peuvent. Ils aident volontiers un collègue dans le besoin, ils prennent le relais lorsque quelqu'un est malade et ils s'assurent que leur travail est effectué selon les normes les plus élevées.
Et vous ne les entendrez jamais dire que leur travail est « assez bon ». C'est parce qu'ils vont au-delà.
De plus, une bonne attitude au travail vous aidera à établir des normes pour votre travail, à vous assurer que vous prenez vos responsabilités et à prendre des décisions plus facilement car elles sont basées sur votre intuition. «Ce trait admirable est difficile à trouver dans de nombreuses organisations. Mais faire preuve d'intégrité et de prise de décision éthique pourrait vous ouvrir de nombreuses portes à l'avenir.'
4. Communiquer, communiquer, communiquer.
Que vous soyez pigiste, entrepreneur ou employé, il y aura des moments où vous devrez travailler avec d'autres. En tant que tel, vous devez renforcer vos compétences en communication et en collaboration. Lorsque vous le ferez, vous éliminerez les retouches inutiles et le temps perdu à régler les malentendus et les problèmes de communication.
Vous pouvez commencer par améliorer vos capacités d'écoute active et rester sur un seul sujet lorsque vous communiquez. Par exemple, lorsque vous rédigez un e-mail, soyez bref et précis. Ne jetez pas trop d'informations dans le message car cela ne fera que perturber le destinataire.
5. Créez et respectez une routine.
« Nous sommes des créatures d'habitude, tout comme notre cerveau. Lorsque nous établissons des routines, nous pouvons effectuer des tâches plus rapidement car nous n'avons pas à « réfléchir » à la tâche - ou à nous y préparer - autant, et nous pouvons travailler sur le pilote automatique », explique Hallie Crawford, coach de carrière certifiée, conférencière , et auteur.
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Pour moi, j'utilise un outil de gestion de calendrier en ligne pour créer et respecter la routine suivante :
6. Automatisez plus de tâches.
Vous voulez découvrir le secret pour en faire plus ? Réduisez le nombre de décisions que vous devez prendre tout au long de la journée. C'est pourquoi Mark Zuckerberg a porté cette même tenue pendant des années. La plupart du temps, il le fait encore. Il a évité la fatigue. Je dirai cependant que j'ai essayé cela et que ma relation avec ma femme a été difficile. Assurez-vous de trouver votre équilibre.
'Le secret contre-intuitif pour faire avancer les choses est de les rendre plus automatiques, de sorte qu'elles nécessitent moins d'énergie', a écrit Tony Schwartz, président et PDG de The Energy Project, dans la Harvard Business Review.
« Il s'avère que nous avons chacun un réservoir de volonté et de discipline, et il s'épuise progressivement par tout acte d'autorégulation consciente. En d'autres termes, si vous dépensez de l'énergie à essayer de résister à un biscuit aux pépites de chocolat parfumé, il vous restera moins d'énergie pour résoudre un problème difficile. La volonté et la discipline déclinent inexorablement à mesure que la journée avance.
En d'autres termes, construisez des routines et des habitudes pour que vous ne décidiez pas. Vous faites juste. C'est pourquoi Zuck portait les mêmes vêtements tous les jours. En éliminant ces stupides ou frivoles, il pourrait concentrer toute son énergie sur des décisions de travail plus importantes.
7. Arrêtez le multitâche.
Nous croyons tous que nous sommes multitâches. En fait, les humains ne sont tout simplement pas capables de faire plusieurs choses à la fois.
'Les gens ne peuvent pas très bien effectuer plusieurs tâches à la fois, et quand les gens disent qu'ils le peuvent, ils se font des illusions', a déclaré le neuroscientifique Earl Miller. « Le cerveau sait très bien se faire des illusions.
Au lieu de cela, nous déplaçons simplement notre attention d'une tâche à une autre très rapidement.
« En passant d'une tâche à l'autre, vous pensez que vous faites attention à tout ce qui vous entoure en même temps. Mais en fait, vous ne l'êtes pas », a déclaré Miller.
« Vous ne faites pas attention à une ou deux choses en même temps, mais vous passez de l'une à l'autre très rapidement. »
En fait, les chercheurs ont découvert qu'ils peuvent réellement voir le cerveau se débattre lorsqu'il est multitâche.
Alors, la prochaine fois que vous aurez envie d'effectuer plusieurs tâches à la fois, arrêtez-vous. Prenez une pause puis revenez pour vous concentrer sur la seule chose qui doit être faite en ce moment. Une fois cela fait, vous pouvez passer à autre chose.
8. Profitez de votre procrastination.
Cela peut sembler contre-productif. Mais, il y a en fait une méthode à la folie ici.
Selon la loi de Parkinson, qui porte le nom de l'historien Cyril Northcote Parkinson, 'Si vous attendez la dernière minute, cela ne prend qu'une minute à faire'.
Pensez-y. Vous avez une échéance au travail qui vous surplombe depuis un mois, mais vous l'avez simplement dépassée au cours de la dernière semaine.
Cela ne vous donne pas la permission d'attendre jusqu'à la 11e heure. Selon Thai Nguyen de TheUtopianLife.com, cela fournit 'un excellent levier d'efficacité : imposer des délais plus courts pour une tâche ou planifier une réunion plus tôt'.
9. Soulager le stress.
Étant donné que le stress peut causer des problèmes physiques, émotionnels et comportementaux - qui peuvent avoir un impact sur votre santé, votre énergie, votre bien-être et votre vigilance mentale - il n'est pas surprenant que le stress entrave votre performance au travail.
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La bonne nouvelle est que vous pourrez peut-être soulager ce stress au travail.
Selon l'American Psychological Association, « les stratégies de soulagement du stress les plus efficaces sont de faire de l'exercice ou de faire du sport, de prier ou d'assister à un service religieux, de lire, d'écouter de la musique, de passer du temps avec des amis ou la famille, de se faire masser, de sortir se promener. , méditer ou faire du yoga, et passer du temps avec un passe-temps créatif.'
Les stratégies les moins efficaces, cependant, « sont le jeu, les achats, le tabagisme, la boisson, les repas, les jeux vidéo, la navigation sur Internet et le fait de regarder la télévision ou des films pendant plus de deux heures ».
Une autre technique efficace de gestion du stress consiste à augmenter votre contrôle d'une situation à l'avance. Vous pouvez commencer par planifier demain la veille et vous en tenir à votre routine. De cette façon, vous savez à quoi vous attendre le matin.
10. Faites plus du travail que vous aimez.
Tout le monde n'a pas le privilège de faire ce que vous aimez dans la vie. Même si vous poursuivez vos rêves et suivez vos passions, il y aura toujours des tâches que vous n'aimerez pas faire. Dans les deux cas, concentrez-vous davantage sur le travail que vous aimez vraiment faire.
Par exemple, si vous êtes chef, vous avez évidemment un amour pour la cuisine. Au lieu de passer vos journées à effectuer des tâches administratives, externalisez ou déléguez ces tâches afin de pouvoir passer plus de temps dans la cuisine ou au marché à trouver des ingrédients frais.
Lorsque vous le ferez, vous vous sentirez plus épanoui, inspiré, mis au défi et productif.
