L'une de mes bêtes noires, c'est quand les autres me font perdre mon temps. Cela a toujours été un point sensible pour moi. Quand on y pense vraiment, ça a du sens. Le temps est le cadeau le plus précieux que vous puissiez offrir à quelqu'un. C'est un morceau de ta vie que tu ne pourras jamais récupérer, alors quand les gens ne l'apprécient pas, ça pique.
Certaines personnes peuvent avoir peur de vous contrarier, vous blesser ou être trop faibles pour être honnêtes. Vous devez être le seul à vérifier avec eux pour vous assurer qu'ils seront à l'heure et présents. Vous pensez peut-être : « Non, s'ils ne se présentent pas, c'est leur perte et je ne suis pas leur baby-sitter. » Si vous voulez diriger avec votre ego, c'est très bien. Malheureusement, un boost d'ego ne vous évitera pas de perdre une heure de votre journée à attendre quelqu'un qui ne se présente pas, la seule personne perdante dans cette situation, c'est vous.
Lorsque j'embauchais les premiers employés pour ma marque de maillots de bain Bikini Luxe, j'organisais des rendez-vous individuels dans un café local pour chaque entretien programmé. J'ai aimé faire cela car c'était un cadre confortable et m'a donné le temps de rencontrer les gens individuellement. Ce que j'ai rapidement appris, c'est que certaines personnes non seulement ne se sont pas présentées, mais n'ont pas non plus eu le culot d'annuler l'entretien qu'elles avaient prévu quelques jours auparavant si quelque chose d'autre arrivait.
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Au fil du temps, j'ai appris que je devais non seulement confirmer, mais aussi communiquer avec eux le jour même pour m'assurer qu'ils allaient se présenter. Ce n'était pas que j'étais si désespéré que cette personne se montre, mais j'étais déterminé à me sauver de perdre des heures de ma journée. Être debout, c'est nul, mais c'est encore plus douloureux lorsque vous avez une assiette débordante de responsabilités et que vous êtes plutôt occupé à attendre quelqu'un qui ne va même pas se montrer.
Voici comment vous pouvez former les autres à ne pas perdre votre temps :
Utilisez un service pour planifier et leur rappeler la réunion.
Il existe un certain nombre d'applications et de services qui offrent une sorte de fonction de planification, mais j'en avais utilisé une en particulier dans le passé lors de la réservation de créneaux pour des enregistrements de podcast, et j'ai pensé que cela pourrait être idéal pour planifier des interviews.
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L'envoi d'e-mails peut être chaotique, j'ai donc commencé à utiliser Calendly pour ouvrir mon emploi du temps et offrir le cadeau du choix. Lorsque quelqu'un est autorisé à définir son propre temps, il est plus susceptible d'être là car cela lui convient. J'aime aussi le fait qu'il envoie un e-mail de rappel si vous choisissez d'activer la fonction, qui rappellera à la personne avec qui vous rencontrez l'heure et la date qu'elle a réservées. Les rendez-vous se synchronisent automatiquement avec mon calendrier afin que j'aie tous les détails sur mon téléphone, ce qui est pratique pour suivre ma journée.
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Envoyez-leur un texto le matin de pour reconfirmer.
Pour une raison quelconque, même après tout cela, certaines personnes n'étaient toujours pas présentes. J'ai donc commencé à ajouter une autre couche de défense qui est un texte du matin pour clarifier mes attentes à leur égard pour la journée. Je pourrais dire quelque chose comme « Hey Jane Doe, je vérifie si nous sommes toujours là pour 15 h aujourd'hui chez Starbucks ? »
Cela ouvre la porte à quelqu'un qui est trop timide pour reculer à la dernière minute pour bien faire comprendre qu'il devra en fait annuler. Ce texte rapide ne prend que quelques secondes à envoyer, mais pourrait vous éviter de vous engager dans une réunion où vous perdrez votre temps au lieu d'être productif au travail.
Cela devient parfois un peu délicat, que se passe-t-il s'ils ont confirmé par e-mail mais ne répondent pas au texte de suivi ? J'ai découvert que s'ils ne répondent pas par SMS, surtout après quelques heures, ils ne se présenteront probablement pas. Heureusement pour moi, je travaillais très près du café, donc je restais juste au bureau, et s'ils finissaient par se présenter et me demander où j'étais, je courrais les voir. Cela ne s'est en fait jamais produit, alors je me risquerais à dire que s'ils ne répondent pas à votre SMS de confirmation, vous ne devriez pas prévoir de les rencontrer plus tard dans la journée.
Le temps est vraiment le meilleur cadeau que vous puissiez offrir à quelqu'un. Vous êtes la seule personne qui gardera un œil sur la façon dont il est dépensé et si vous en tirez le meilleur parti. En prenant quelques précautions simples, vous pouvez empêcher les autres de perdre votre temps et continuer à être productif et heureux tout au long de la journée. N'oubliez pas que vous ne serez jamais plus jeune que vous ne l'êtes en ce moment même, profitez-en au maximum.
