Les e-mails sont le document le plus courant dans le monde des affaires. Malheureusement, de nombreux e-mails sont si mal rédigés que les destinataires doivent avoir du mal à comprendre pourquoi ils lisent l'e-mail et ce qu'ils sont censés faire à ce sujet.
Noter: pour perfectionner vos compétences en e-mailing, inscrivez-vous à mon bulletin hebdomadaire gratuit.
quel âge a pernell roberts
Voici une méthode infaillible pour écrire des e-mails qui font le travail.
1. Ayez une décision précise en tête.
Le but d'un e-mail est toujours pour amener le(s) destinataire(s) à prendre une décision quelconque. Sinon, pourquoi s'embêter à l'écrire ?
Par conséquent, avant d'écrire quoi que ce soit, demandez-vous : exactement quelle décision je veux que le destinataire prenne ?
Comme pour toute rédaction commerciale, l'imprécision est le contraire de l'utile. Plus l'objectif est clair, plus votre e-mail sera convaincant.
2. Commencez par écrire votre conclusion.
Votre conclusion est un énoncé de la décision que vous souhaitez que le destinataire prenne, sur la base du contenu de votre e-mail.
À l'école, ils vous ont probablement appris à commencer par une introduction et à terminer par une conclusion. Tort.
Personne dans le monde des affaires n'a le temps de se promener dans le développement d'une idée. Si vous ne leur dites pas immédiatement la raison de l'e-mail, il y a de fortes chances qu'ils passent à autre chose.
Alors vous commencez par votre conclusion. Par exemple, supposons que votre objectif soit de faire en sorte que votre patron approuve une salle de sport interne.
TORT:
Jim,
Comme vous le savez, l'absentéisme des employés est généralement reconnu comme un problème permanent avec un impact financier important, à la fois dans notre entreprise et dans d'autres entreprises de nos secteurs. [yada, yada, yada] Par conséquent, nous devrions envisager d'allouer de l'argent pour l'installation d'un gymnase dans notre siège social.
DROITE:
Jim,
Je veux que vous approuviez l'installation d'une salle de sport à l'interne.
3. Structurez votre argumentaire en « morceaux digestibles ».
Une fois que vous avez énoncé votre conclusion, rassemblez les arguments qui soutiennent votre conclusion (c'est-à-dire la décision que vous souhaitez prendre). Pour rendre vos arguments « digestes », divisez-les en petits « morceaux » et présentez chaque point avec un format et une structure de phrase similaires.
TORT:
Selon un rapport gouvernemental récemment publié, la forme physique en groupe est extrêmement importante même si très peu d'entreprises s'y engagent ! De nombreuses entreprises identifient la forme physique comme un atout concurrentiel sous-évalué, mais n'ont pas de plan d'amélioration dans ce domaine, même si la forme physique est fortement liée à la réussite économique et personnelle de l'entreprise et des individus. Je pense que si nous n'abordons pas la question de la forme physique car elle améliore la productivité au travail, nous serons laissés pour compte.
DROITE:
Une salle de sport en interne :
- Réduire l'absentéisme.
- Augmenter la productivité globale.
4. Renforcez chaque argument avec des preuves.
On dit que tout le monde a deux choses : un sphincter et une opinion. À moins que vous ne fournissiez des faits qui étayent vos arguments, votre e-mail devient un géant, une opinion et donc, aux yeux du destinataire, vous en aurez probablement l'air, un géant... eh bien..., vous voyez l'idée .
TORT:
Une salle de gym interne réduira l'absentéisme car les gens voudront alors venir travailler plutôt que de rester à la maison et ils ne tomberont pas tellement malades.
DROITE:
- Réduire l'absentéisme. Selon une enquête menée par l'Institut national de la santé auprès de 1 000 entreprises, les entreprises disposant de salles de sport internes connaissent 20 % d'absentéisme en moins que celles qui ne disposent pas de telles installations.
5. Répétez votre conclusion comme un « appel à l'action ».
À la fin de l'e-mail, reformulez la conclusion de manière à indiquer au destinataire la prochaine étape que le destinataire doit franchir, en supposant que le destinataire est désormais d'accord avec votre conclusion, sur la base de la force de vos arguments et de vos preuves. Restez simple et précis.
TORT:
Votre soutien à ce projet serait grandement apprécié.
DROITE:
Si vous répondez à cet e-mail avec votre approbation, je commencerai le processus.
est-ce que danny koker a des enfants
6. Collez un avantage dans la ligne d'objet.
Votre ligne d'objet (alias « titre ») est la partie la plus importante d'un e-mail, c'est pourquoi vous l'écrivez en dernier, après avoir écrit à la fois votre conclusion et les arguments et preuves qui soutiennent cette conclusion.
Idéalement, une ligne d'objet devrait accomplir deux tâches importantes : 1) intéresser suffisamment le destinataire pour que l'e-mail soit ouvert et lu, et 2) impliquer la conclusion que vous voulez que le destinataire accepte.
Dans la plupart des cas, la meilleure façon d'accomplir les deux tâches est de résumer un avantage (ou des avantages) qui résultera de la décision que vous souhaitez que le destinataire prenne.
TORT:
Objet : L'impact sur la santé des programmes de conditionnement physique des employés à l'interne
DROITE:
Objet : Comment réduire l'absentéisme
Pour conclure, voici les deux e-mails :
TORT:
À : Jim@Acme.com
Objet : L'impact sur la santé des programmes de conditionnement physique des employés à l'interne
Jim,
Comme vous le savez, l'absentéisme des employés est généralement reconnu comme un problème permanent avec un impact financier important, à la fois dans notre entreprise et dans d'autres entreprises de nos secteurs. Une salle de gym interne réduira l'absentéisme car les gens voudront alors venir travailler plutôt que de rester à la maison et ils ne tomberont pas tellement malades. Par conséquent, nous devrions envisager d'allouer des fonds pour l'installation d'un gymnase dans notre siège social. Votre soutien à ce projet serait grandement apprécié.
Jill
DROITE:
À : Jim@Acme.com
Objet : Comment réduire l'absentéisme
Jim,
Je veux que vous approuviez l'installation d'une salle de sport à l'interne. Cette volonté:
- Réduire l'absentéisme. Selon une enquête menée par l'Institut national de la santé auprès de 1 000 entreprises, les entreprises disposant de salles de sport internes connaissent 20 % d'absentéisme en moins que celles qui ne disposent pas de telles installations.
- Augmentation de la productivité. Nous avons 50 % plus d'absentéisme que les autres entreprises de notre industrie, donc réduire ce nombre de 20 % augmentera automatiquement notre productivité de 10 %.
Si vous répondez à cet e-mail avec votre approbation, je commencerai le processus.
Jill
Sérieusement, lequel des deux e-mails pensez-vous être le plus susceptible de faire avancer votre agenda ?
Comme ce poste? Si oui, inscrivez-vous au bulletin d'information gratuit sur la source des ventes .
