Le simple fait de lancer votre application de messagerie vous serre les épaules. Et l'excitation pour ces prochaines vacances est entachée par l'idée d'être accueilli à la maison par des milliers d'e-mails sans réponse.
Si lire et répondre aux e-mails vous épuise et vous oppresse, il est temps de gardez votre boîte de réception sous contrôle .
Cela ne fonctionne pas
Si vous êtes comme la plupart des gens, vous cliquez sur des messages spécifiques pour voir ce qui se passe. Parfois, vous répondez. Parfois, vous marquez quelque chose comme lu. D'autres messages que vous lisez ensuite ferment, éventuellement « étoile », avec l'intention d'y revenir plus tard.
Cela ne fonctionne pas car vous ne pouvez presque jamais y retourner. Pendant ce temps, de nouveaux e-mails arrivent qui poussent les plus anciens plus loin dans la liste... et plus loin de votre conscience.
Au fur et à mesure que votre boîte de réception est encombrée et pleine, votre esprit aussi. Et tous ces e-mails inutiles vous hantent l'esprit comme l'épée de Damoclès.
Pas étonnant que vous ne puissiez pas vous concentrer. Pas étonnant que les messages passent entre les mailles du filet. Pas étonnant que tu sois stressé.
Changez la façon dont vous pensez de votre boîte de réception
Deux changements de paradigme simples peuvent avoir un impact tectonique sur votre boîte de réception :
Changement de paradigme n°1 : les e-mails ne doivent pas rester dans votre boîte de réception.
Considérez votre boîte de réception comme votre comptoir de cuisine et une boîte de réception pleine de nouveaux messages comme un gros sac d'épicerie. Vous ne laisseriez pas ces courses sur le comptoir, n'est-ce pas ?
Non, tu mettrais les denrées périssables dans le réfrigérateur, les conserves dans le placard, le sucre et la farine dans le garde-manger. Vous avez eu l'idée.
Alors pourquoi laissez-vous tous ces e-mails dans votre boîte de réception ? Les ranger!
Changement de paradigme #2. Il vaut mieux chercher que trier.
Il était une fois, vous deviez trier chaque e-mail dans une sorte de structure de dossiers élaborée. Mais ces jours sont révolus depuis longtemps.
La meilleure façon de « ranger » les e-mails de nos jours est, dès que vous les avez traités, de les archiver.
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Ne vous inquiétez pas, le message n'est pas parti. Vous pouvez le trouver quand vous le souhaitez en utilisant la fonction de recherche de l'application de messagerie.
Mettez ces changements de paradigme au travail
Comment appliquez-vous ces paradigmes fondamentaux ? J'aime emprunter un cadre que mon ami Ari Meisel décrit dans son livre, Moins de travail, plus de vie .
Chaque fois que vous vous asseyez pour vérifier vos e-mails, vous devez faire quelque chose à propos de chaque e-mail.
En passant, désactivez vos notifications par e-mail et ne recherchez pas de nouveaux e-mails toutes les cinq minutes. Bloquez-vous, disons 30 minutes à la fois et consultez vos e-mails seulement 2 à 3 fois par jour.
Désormais, lorsque vous consultez un nouvel e-mail, effectuez immédiatement l'une des actions suivantes :
Faites avec
Si cela ne prend que 1 à 3 minutes, allez-y et répondez à l'e-mail. Ensuite, archivez-le.
Supprime-le
S'il n'y a aucune action de votre part sur l'e-mail, supprimez-le en l'archivant. En effet, vous « supprimez » l'e-mail de votre boîte de réception mais vous pourrez toujours le retrouver plus tard si vous en avez besoin.
Reportez-le
Maintenant, si vous devez répondre à un e-mail, mais que vous ne pouvez pas le faire à ce moment précis, vous pouvez le reporter de plusieurs manières :
- Déplacez-le dans un dossier à faire
- Ajoutez l'e-mail aux tâches Gmail (ou à une fonctionnalité similaire dans votre application de messagerie)
- Envoyez-le par e-mail à votre compte Asana pour en faire une tâche
- Utilisez Boomerang, un plugin gratuit, pour vous renvoyer l'e-mail à une date ultérieure
En suivant les étapes ci-dessus, vos e-mails cesseront de s'accumuler dans votre boîte de réception.
Où aller en partant d'ici
À partir de maintenant, agissez sur chaque e-mail pour le supprimer de votre boîte de réception : traitez-le, supprimez-le (archivez) ou reportez-le. Quoi que vous fassiez avec vos nouveaux e-mails, ne les laissez pas traîner dans votre boîte de réception !
Et qu'en est-il de l'arriéré d'e-mails dans votre boîte de réception ?
Choisissez un seuil ou une période pendant laquelle les e-mails d'un certain âge ne sont plus importants. Par exemple, prenez tous les e-mails de plus de six semaines (ou quel que soit le seuil que vous choisissez), marquez-les comme lus et archivez-les.
Pour les e-mails restants, rangez-les une fois pour toutes.
Cela peut prendre quelques heures, mais avant de vous en rendre compte, vous avez atteint Inbox Zero.
Votre boîte de réception - ainsi que votre esprit - est devenu épuré. Vous pouvez respirer tranquillement maintenant et profiter à nouveau des e-mails.
