Un employé de bureau a été licencié après elle l'employeur a découvert son blog de sexe . Une serveuse a été licenciée pour avoir parlé d'un client sur Facebook. Une femme perdu une offre d'emploi chez Cisco à cause de quelque chose qu'elle a dit sur Twitter. Ces incidents illustrent pourquoi il pourrait être judicieux de créer une politique de médias sociaux pour vos employés.
'Je dirais qu'il est absolument crucial pour toute entreprise de toute taille avec des employés d'avoir une politique de médias sociaux', a déclaré Vivienne Storey, directrice générale de BlandsLoi , un cabinet d'avocats boutique à l'extérieur de Sydney, en Australie, spécialisé dans le droit du travail. Storey écrit également pour le le blog de l'entreprise sur les questions de politique des médias sociaux. « Si vous ne le faites pas, comment gérez-vous et surveillez-vous ce qui se dit sur l'entreprise et comment les médias sociaux sont utilisés ? »
Une politique relative aux médias sociaux présente aux employés les directives ou principes de communication de l'entreprise dans le monde en ligne. Avez-vous besoin d'une politique explicite en matière de médias sociaux ? Nous décrirons les étapes pour prendre cette décision, ainsi que ce qu'il faut inclure et comment mettre en œuvre la nouvelle politique.
Rédaction d'une politique de médias sociaux : Décider quand créer une politique de médias sociaux
Une politique de médias sociaux peut être la première ligne de défense d'une entreprise pour atténuer les risques à la fois pour l'employeur et l'employé. Vous avez peut-être déjà un accord de confidentialité, mais cela pourrait ne pas suffire. L'ajout de quelques lignes dans le manuel de l'employé pour préciser que l'accord de confidentialité couvre les interactions des employés sur les sites de médias sociaux pourrait suffire. Mais il est conseillé de créer une politique de médias sociaux distincte pour avoir quelque chose de spécifique dans le dossier et accessible aux employés et qu'ils soient au courant de l'existence de ces politiques.
Jason Falls, un stratège des médias sociaux à Explorateur de médias sociaux LLC à Louisville, Kentucky, pense que les entreprises devraient avoir plusieurs politiques de médias sociaux. 'Une partie du problème est que politique des médias sociaux est un terme impropre », dit Falls. 'C'est plus que simplement dire aux employés ce qu'ils peuvent et ne peuvent pas faire sur les ordinateurs de l'entreprise.'
Voici une liste de certaines politiques de médias sociaux que Falls suggère aux entreprises d'envisager de créer :
• Code de conduite des employés pour les communications en ligne
• Code de conduite des employés pour la représentation de l'entreprise dans les communications en ligne
• Politique de divulgation des blogs des employés
• Politique d'utilisation de Facebook par les employés
• Politique de blog personnel des employés
• Politique de réseau social personnel des employés
• Politique Twitter personnelle des employés
• Politique LinkedIn des employés
• Politique de blogs d'entreprise
• Politique d'utilisation du blog d'entreprise
• Processus d'approbation des articles de blog d'entreprise
• Politique de commentaires sur les blogs d'entreprise
• Politique d'utilisation de la page de marque Facebook de l'entreprise
• Politique de commentaires/messages publics de Facebook d'entreprise
• Politique de compte Twitter d'entreprise
• Règlement YouTube de l'entreprise
• Politique de commentaires publics sur YouTube de l'entreprise
• Politique de mot de passe de l'entreprise
'Bien qu'il puisse sembler futile d'énoncer des politiques pour chaque réseau social, ce n'est pas tout à fait la question', déclare Falls. « Différents réseaux ont des implications différentes pour différentes entreprises. »
Il existe deux approches pour créer une politique de médias sociaux. Vous pouvez rédiger une politique complète sur les médias sociaux qui traite de tous les médias sociaux actuellement disponibles. Ou vous pouvez écrire des politiques selon vos besoins. Par exemple, si votre entreprise n'est pas présente sur les réseaux sociaux sur YouTube, vous n'aurez peut-être pas besoin de vous occuper de YouTube et de l'utilisation des vidéos. Mais au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous ajoutez une politique YouTube plus tard.
« Je dirais qu'il y a deux grandes raisons d'avoir un ensemble de lignes directrices pour les médias sociaux pour chaque entreprise : la gestion de crise ou l'opportunité de marque », explique Mario Sundar, évangéliste de la communauté chez LinkedIn. « Les médias sociaux peuvent être une énorme opportunité pour vos employés d'aider à construire la marque de votre entreprise, mais n'oublions pas qu'il existe également un risque énorme pour les employés individuels d'endommager par inadvertance la marque de l'entreprise et en définissant un ensemble de lignes directrices, vous contribuez à atténuer ce risque .'
Creusez plus profondément : avez-vous besoin d'une politique sur les médias sociaux ?
Rédiger une politique sur les médias sociaux : ce que vous devriez inclure
Les réseaux sociaux sont synonymes de partage et de collaboration. Pour cette raison, Sundar pense que la meilleure façon de créer une politique est de trouver ce qu'il appelle les « évangélistes des médias sociaux » au sein de votre entreprise. « Invitez vos employés les plus actifs sur les réseaux sociaux à collaborer et à vous aider à élaborer vos directives en matière de réseaux sociaux. » L'inclusion des employés dans le processus crée des défenseurs internes de la politique. La politique devrait porter davantage sur ce que les employés pouvez faire et les meilleures pratiques pour l'utilisation des médias sociaux par rapport à tout ce que les employés ne peut pas ou alors ne devrait pas faire sur les réseaux sociaux.
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Lors de l'élaboration d'une politique, assurez-vous de :
1. Rappelez aux employés de se familiariser avec le contrat de travail et les politiques inclus dans le manuel de l'employé.
2. Indiquez que la politique s'applique aux sites multimédias, aux réseaux sociaux, aux blogs et aux wikis à usage professionnel et personnel.
3. Les publications sur Internet ne doivent divulguer aucune information confidentielle ou exclusive à la société ou à un tiers ayant divulgué des informations à la société.
4. Si un employé commente un aspect quelconque des activités de l'entreprise, il doit clairement s'identifier en tant qu'employé et inclure une clause de non-responsabilité.
5. La clause de non-responsabilité doit ressembler à quelque chose comme « les opinions exprimées sont les miennes et ne reflètent pas nécessairement les opinions de (nom de votre entreprise). »
6. Les publications sur Internet ne doivent pas inclure les logos ou les marques de l'entreprise, à moins que l'autorisation ne soit demandée et accordée.
7. Les publications sur Internet doivent respecter le droit d'auteur, la confidentialité, l'utilisation équitable, la divulgation financière et les autres lois applicables.
8. Les employés ne doivent ni prétendre ni laisser entendre qu'ils parlent au nom de l'entreprise.
9. Les blogs d'entreprise, les pages Facebook, les comptes Twitter, etc., peuvent nécessiter une approbation lorsque l'employé publie des articles sur l'entreprise et le secteur.
10. Que la société se réserve le droit de demander que certains sujets soient évités, de retirer certains messages et de supprimer les commentaires inappropriés.
Lors de la création d'une politique de médias sociaux, vous n'avez pas à réinventer la roue. Plusieurs entreprises dont Cisco , IBM , Intelligence , Microsoft , et Poisson-rasoir ont développé des politiques de médias sociaux claires mais complètes. Si vous recherchez de bons exemples de directives de médias sociaux de diverses entreprises, le Site Web sur la gouvernance des médias sociaux a une base de données en ligne de plus de 100 politiques de médias sociaux.
Falls recommande le Boîte à outils sur les politiques de médias sociaux offert par Café de la boîte à outils pour 149 $. La boîte à outils contient des modèles pour différents types de politiques de médias sociaux. Storey déclare: «Il existe de nombreux sites Web à partir desquels vous pouvez copier les politiques de médias sociaux, mais je dirais également qu'il faut faire appel à un avocat et assurez-vous que votre politique est adaptée à votre entreprise.
(Remarque : bien que ce guide contienne des éléments que les experts que nous avons interrogés disent qu'il est sûr d'inclure, il ne doit pas être interprété comme un avis juridique.)
Creusez plus profondément : le kit d'outils de médias sociaux du propriétaire d'entreprise
Rédaction d'une politique sur les médias sociaux : utilisation professionnelle et encouragement à l'utilisation personnelle des médias sociaux
Une politique de médias sociaux d'entreprise permet aux employés de savoir ce qu'ils doivent savoir pour communiquer efficacement le message de l'entreprise, et ce qu'ils doivent et ne doivent pas faire.
« Votre personnel, vos clients et vos entreprises sont déjà sur les réseaux sociaux et parleront plus que probablement de votre entreprise », déclare Katrina Collier, fondatrice et directrice de Impression gagnante LTD , une société basée à Londres qui aide les entreprises dans le recrutement social. 'Des directives claires garantiront que la marque de votre entreprise est renforcée et que votre réputation n'est pas entachée par une remarque erronée.'
Il est avantageux pour les employés d'avoir leur avis sur les médias sociaux de l'entreprise. Ils peuvent avoir une grande perspicacité et des opinions à partager avec les clients et les clients. Les employés sont une ressource incroyable et peuvent vous aider à promouvoir votre entreprise sur les réseaux sociaux.
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Rédiger une politique sur les médias sociaux : comment mettre en œuvre la politique
La leçon à tirer des exemples de licenciements d'employés et de la façon dont certaines entreprises ont choisi d'aborder les médias sociaux est de rendre la politique aussi claire que possible.
Les meilleurs formats pour cette politique sont d'abord d'énoncer la politique et de suivre avec une ventilation à puces des points clés. La politique de Microsoft comprend une section de questions fréquemment posées qui clarifie davantage la politique pour les employés. Catherine Allen, vice-présidente de MAJ Communication une agence de relations publiques avec des bureaux à Boston, San Francisco et New York, a suggéré d'offrir des lignes directrices ou les meilleures pratiques. La firme d'Allen a créé un projet de recommandations de médias sociaux que les entreprises peuvent adapter à leurs besoins. « Notre entreprise a créé cela sur la base d'heures de recherche sur les directives d'autres entreprises, pour aider à rationaliser le processus pour nos clients. »
Une fois la politique de médias sociaux finalisée, il est important d'informer vos employés qu'il y a eu un changement à l'accord d'employé que chaque employé a signé lors de son embauche. Un e-mail ou une note doit être envoyé à tous les employés, y compris une copie de la nouvelle politique ou un lien vers où ils peuvent se référer à la politique. Éduquer vos employés sur la politique des médias sociaux aidera à limiter les accidents.
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Rédaction d'une politique sur les médias sociaux : ressources supplémentaires
