Chaque propriétaire d'entreprise veut améliorer l'efficacité et la satisfaction des employés. Des idées qui pourraient conduire à des systèmes et des processus de réduction des coûts sont extrêmement précieux et la tranquillité d'esprit est inestimable. Ce sont toutes des choses qu'un propriétaire de petite entreprise peut gagner avec un petit investissement de temps et très peu d'argent. Pourtant, beaucoup évitent une occasion précieuse de puiser dans ces prix convoités.
Je parle de réunions hors site. Vous savez, ces réunions d'une journée où vous et vos employés réellement rencontrer en direct et en personne pendant une longue période de temps? Je ne l'ai jamais eu un regret client d'investir du temps et des ressources dans les réunions hors site, il est tout le contraire. Dans certains cas, j'ai vu des opérations faire volte-face à 180 degrés (dans le bon sens) sur la base des conclusions d'une réunion hors site bien menée.
Les conférences vocales, les e-mails, les communications Slack et les SMS ne peuvent aller plus loin. Une communication réussie est largement basée sur le langage corporel (certains disent que 55% de la communication se fait dans notre langage corporel). La camaraderie repose sur la confiance et la collaboration, et des résultats puissants reposent sur la base de tout ce qui précède. Voici quelques-uns des avantages des réunions hors site, ainsi que quelques suggestions pour les rendre agréables et productives.
Vous exploiterez les plus grandes forces de vos employés.
Les membres de votre équipe sont chargés d'objectifs à court et à long terme, mais les cotisations basées uniquement sur les objectifs ne permettent pas aux employeurs de bénéficier de tous les cadeaux de leurs employés. Parfois, les meilleures idées proviennent des ressources les moins attendues. Assurez-vous de donner le temps de réaction et de remue-méninges à vos offsites, et trouver des moyens créatifs pour encourager à participer.
Des réunions en face à face plus longues minimisent les hypothèses.
Un rassemblement de 30 minutes dans votre salle de conférence, ou autour de la table de salle à manger, qui peut être le cas si vous utilisez pratiquement, ne donne pas aux employés une chance de vraiment apprendre à connaître les uns les autres. C'est dans la nature humaine de faire des suppositions sur la disposition, les intentions et les processus de pensée d'un individu si nous ne les connaissons pas bien. La possibilité d'être témoin du langage corporel et de s'engager dans des conversations plus profondes et plus longues donnera aux participants une image plus réaliste de leurs collègues. Cela permet d'ajuster les communications et les processus en conséquence.
jeremy allen blanc et emma greenwell 2014
Le contact visuel augmente l'impact de la reconnaissance.
Différents types de personnalité répondent à différents moyens de louange, mais peu importe la façon dont la reconnaissance est livré il n'y a rien qui bat le faire avec un contact visuel. Vos réunions devraient inclure une reconnaissance verbale et, dans certains cas, une récompense pour les contributions de vos employés . Pour certains propriétaires d'entreprise, il est plus facile d'envoyer un e-mail ou de passer un appel téléphonique rapide, mais une mention publique offre de plus grandes récompenses pour tout le monde.
Le brainstorming en personne peut améliorer l'efficacité et l'impact.
Il y a toujours plus d'une façon d'obtenir un résultat souhaité, et votre chemin ne peut pas être le plus efficace ou percutant. Au fur et à mesure que les entrepreneurs passent le relais à leurs équipes en pleine croissance, ils transmettent également un processus. À mesure que l'entreprise continue d'évoluer, ces processus peuvent devenir lourds, redondants ou inefficaces. Utilisez une partie de votre temps de réunion pour examiner comment les choses se déroulent et demandez aux employés leur avis. Vous êtes susceptible de trouver quelques joyaux cachés.
Communique la valeur à vos employés.
Vos employés, sans exception, sont votre atout le plus précieux, alors traitez-les en conséquence. Lorsqu'un propriétaire ou gestionnaire ne fait pas de temps pour leurs employés, il envoie le message qu'ils ne sont pas valorisés. Le moral s'effondre, les performances s'en ressentent et le chiffre d'affaires augmente. Votre temps et d'attention sont significatives, et une offre de réunion hors site de la plate-forme idéale pour communiquer votre appréciation et le respect.
Conseils pour organiser des réunions hors site réussies.
Évitez d'être que des affaires et pas de jeu.
Garder à votre ordre du jour est important pour la réussite de votre réunion hors site, mais si elle ne permet pas le temps social et un peu de légèreté à votre réunion ne sera pas un succès total. Si vous n'êtes pas la personne d'apporter l'humour ou des moyens novateurs pour encourager l'engagement, la main ces parties de la réunion à quelqu'un qui peut fournir.
Planifiez les hors-sites bien à l'avance.
Il n'y a pas de formule magique pour déterminer le nombre de sites externes par an qui conviennent le mieux à votre entreprise. Si vous êtes complètement virtuel, le nombre peut être plus élevé. Si vous avez un endroit où les employés maintiennent des heures normales de travail, vous pouvez avoir besoin de moins offsites, mais ne négligez pas leur importance. Des réunions bien planifiées et bien gérées peuvent produire des résultats étonnants, mais c'est souvent la première chose à être rayée de la liste lorsque le temps semble limité (ce qui est toujours le cas). Une fois que vous déterminez le nombre de réunions hors site qui est bon pour vous, les planifier à l'avance et en faire une priorité. Demandez à un employé de vous aider à les mettre en place afin que le fardeau ne vous incombe pas entièrement.
Demandez à vos employés de se préparer.
Traitez votre temps de préparation préalable comme vous le feriez pour toute autre tâche importante. Mettez le temps de préparation sur votre calendrier pour qu'il ait lieu quelques semaines avant la réunion. Communiquez ce que chaque employé doit préparer ou considérer bien à l'avance. Respectez le fait que vos employés soient eux aussi occupés, ne laissez pas tomber leurs demandes à la dernière minute.
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Tout-en-tout, être créatif, en temps opportun, bien préparé, communicatif et ouvert d'esprit. Vos efforts seront récompensés de plus de manières que vous ne le pensez, y compris en termes de résultat.
